Administration et ressources humaines
Adjoint(e) Administratif(ve) – Ressources humaines et communications

Region, ville
Bas-Saint-Laurent, Rimouski

Type d'emploi
Permanent

Filiale
Relais Nordik

Relais Nordik assure la desserte maritime pour les passagers (résidents et touristes) ainsi que les marchandises voyageant sur la Moyenne et Basse-Côte-Nord du Québec, ainsi qu’à l’île d’Anticosti. Relais Nordik opère le navire mixte (passagers et marchandises) Bella Desgagnés qui offre à ses clientèles un séjour de croisière, une expérience unique de découvertes et d’aventures, le tout dans un contexte authentique et inhabituel où se mélange les touristes et les opérations maritimes courantes.

Description du poste

RAISON D’ÊTRE

L’Adjoint administratif relève du Président et directeur général de Relais Nordik inc . Il a comme principale responsabilité d’assurer un support administratif et clérical pour celui-ci ainsi que pour les services de
Relais Nordik inc. L’essence de ce poste requiert de faire preuve d’un très haut degré de professionnalisme et d’un excellent sens de l’organisation afin de maintenir la confidentialité d’informations sensibles tout en pouvant travailler avec de nombreuses personnes sur des dossiers en concomitance.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Rédiger, réviser, corriger, traduire en anglais (au besoin) et mettre en page des documents, incluant des lettres, communiqués de presse, des ordres du jour, des plans de travail, des présentations, des rapports, des contrats, des politiques, des procédures, des guides d’utilisation, des directives, notes de service, des instructions, des formulaires, de même que divers autres documents pour en assurer la qualité tant du français, de l’anglais que de la présentation, incluant le respect des normes graphiques;
• S’assurer de la circulation quotidienne de la correspondance interne et externe pour les services qu’il dessert; établir les priorités et faire preuve de jugement quant aux documents requérant l’attention immédiate du Président – directeur général ou des chefs de services de Relais Nordik et répondre au courrier d’ordre général qui ne nécessite pas l’approbation préalable de ces derniers;
• Coordonner l’acheminement prompt et efficace de tous les appels téléphoniques dirigés au bureau de Relais Nordik ou en émanant, filtrer les appels et répondre aux questions d’ordre général;
• Effectuer une gestion efficace de l’agenda du Président – directeur général Relais Nordik, fixer les rendez-vous et en assurer le suivi auprès de ce dernier afin de prévenir tout oubli ou chevauchement possible;
• Organiser et répartir le travail relatif aux dossiers actifs provenant du bureau du Président – directeur général de Relais Nordik et en assurer le suivi;
• Coordonner les suivis et rappels auprès du Président –directeur général de Relais Nordik ou de ses interlocuteurs internes et externes relativement aux dossiers actifs;
• S’assurer que les différents documents de Relais Nordik sont classés conformément aux procédures prévues pour ceux-ci et de procéder au classement régulier des dossiers ;
• Prendre les notes lors de réunions de certains comités et rédiger les comptes rendus qu’il fait approuver avant de les distribuer;
• Maintenir les bases de données, dont la liste des partenaires d’affaires, du personnel de Relais Nordik, le calendrier des événements, la liste d’envoi de cartes de Noël, les certifications du personnel naviguant, etc.
• Préparer et faire le suivi des demandes de commandites.
• Fournir un support logistique et administratif pour l’organisation d’évènements tels des réunions et des activités de formation, incluant au besoin les convocations, la réservation des salles, la tenue des listes de participants, l’organisation des repas et rafraichissements et la réservation des moyens de transport;
• Au besoin, aider d’autres employés dans des tâches administratives et cléricales;
• Effectuer toutes autres tâches connexes de nature administrative ou cléricale.

Compétences requises

• Formation professionnelle ou collégiale en secrétariat, bureautique ou l’équivalent;
• Entre 3 et 5 ans d’expérience pertinente en secrétariat ou équivalent, dans un environnement nécessitant de travailler avec plusieurs personnes et sur plusieurs projets simultanément;
• Maîtrise des logiciels Word, Excel, Powerpoint et Outlook en plus d’une bonne aptitude pour apprendre à utiliser d’autres outils informatiques;
• Excellentes habiletés de rédaction
• Très haut niveau de maîtrise du français autant à l’oral qu’à l’écrit,
• Haut niveau de maitrise de l’anglais à l’écrit;
• Souci du détail très développé;
• Faire preuve de tact, de diplomatie, de jugement et de discrétion dans la manipulation et le maintien de la confidentialité d’informations sensibles;
• Bonne capacité d’adaptation au changement et flexibilité pour s’adapter à des changements de priorités;
• Excellent sens de l’organisation, de la priorisation et du respect des échéanciers;
• Excellentes habiletés relationnelles et de communication.

Ayant développé une approche disciplinée et méthodique, il se démarque par son professionnalisme et sa rigueur, et ce, dans tout ce qu’il entreprend. Il est reconnu pour être dynamique et orienté vers l’action. Il possède un sens inné des responsabilités et, étant une personne passionnée et engagée, il se rallie aux politiques et procédures de Desgagnés. De plus, il contribue au développement d’une culture d’équipe basée sur le respect, la transparence et la fierté du travail bien fait. Il a le plus grand respect des processus décisionnels et hiérarchiques. Il adhère aux valeurs d’éthique, de probité, d’intégrité et de qualité totale. Il fait sien le principe de « qualité totale en tout ce que nous réalisons, et tout ce que nous sommes, tant comme entité que comme individu », et celui d’« être toujours fier de ce que l’on fait, pour être toujours fier de qui et de ce que l’on est ».