Administration et ressources humaines
Responsable de la gestion documentaire et adjoint à la direction financière

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Region, ville
Capitale-Nationale, QUÉBEC
Type d'emploi
Permanent
Filiale
Groupe Desgagnés

Groupe Desgagnés est un conglomérat québécois qui s’illustre par la qualité de ses opérations maritimes et terrestres. Son siège social est situé à Québec et ses filiales sont représentées dans les grands ports canadiens, les régions de la Moyenne et Basse-Côte-Nord et de l’Arctique canadien. Groupe Desgagnés se distingue par la diversification et la complémentarité de ses activités. Autour de son siège social, les unités d’affaires évoluent avec succès dans leurs domaines d’activités respectifs. Chacune d’elles, dans sa diversité, doit coordonner ses activités selon la stratégie d’ensemble définie par la Direction générale de l’entreprise et selon ses propres objectifs d’affaires. Tout en favorisant le sens des responsabilités et la recherche de l’excellence, cette politique de décentralisation permet de générer une synergie productive et rentable.

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Description du poste

Le responsable de la gestion documentaire et l’adjoint à la direction financière relève du Chef de la direction
financière et administrative de Desgagnés. Il participe activement à l’élaboration, la mise en place et le
maintien du programme de gestion électronique des documents (GED) pour Desgagnés. En plus d’assurer
une gestion documentaire optimale, il assure un soutien administratif et clérical auprès de son supérieur
immédiat ainsi que la coordination administrative des projets de développement corporatifs sous la
responsabilité de ce dernier.

 

L’essence de ce poste requiert de faire preuve d’un très haut degré de professionnalisme et d’un excellent
sens de l’organisation afin de maintenir la confidentialité d’informations sensibles, tout en pouvant travailler
avec de nombreuses personnes sur des dossiers en concomitance.

 

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

 

  • Contribuer activement à l’élaboration et la mise en place du programme de GED, comprenant
    notamment la structure de classification, les normes de conservation des documents, les politiques, les
    procédures et les rôles et responsabilités en matière de gestion des documents;

 

  • Coordonner et mettre en place des projets de numérisation répondant aux normes établies par
    Desgagnés et fournir un soutien administratif dans le programme de transition vers le numérique;

 

  • Assurer le suivi du calendrier corporatif et des dates importantes;

 

  • Rédiger, réviser, corriger, traduire en anglais (au besoin) et mettre en page des documents;

 

  • Assurer la coordination de projets de développement corporatifs et/ou technologiques en effectuant
    notamment le suivi des échéanciers et la gestion administrative;

 

  • Organiser et répartir auprès des intervenants des projets corporatifs tout le travail relatif aux dossiers
    actifs provenant de la fonction finances et administration et en assurer le suivi;

 

  • Fournir un support logistique et administratif pour l’organisation d’évènements tels des réunions et des
    activités de formation, incluant au besoin les convocations, la réservation des salles, la tenue des listes
    de participants, l’organisation des repas et rafraichissements et la réservation des moyens de transport.

Compétences requises

  • Formation collégiale en gestion documentaire, secrétariat, bureautique ou l’équivalent;
  • Expérience pertinente comme adjoint à la direction d’au moins 5 années dans un environnement nécessitant de travailler avec plusieurs personnes et sur plusieurs projets simultanément;
  • Excellente maîtrise des logiciels Word, Excel, Powerpoint et Outlook en plus d’une bonne aptitude pour apprendre à utiliser d’autres outils informatiques;
  • Connaissance souhaitable du logiciel SharePoint;
  • Excellentes habiletés de rédaction et très haut niveau de maîtrise du français autant à l’oral qu’à l’écrit, de même que de l’anglais.

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  • Coordonnées

  • CV et autre(s) document(s) pertinent(s)

  • Taille max. des fichiers : 2 MB.
  • Taille max. des fichiers : 2 MB.
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