Politique de confidentialité à l’intention des candidats et des employés

Dernière mise à jour : 18 juin 2024

Dans le cadre de ses activités et de sa mission, Groupe Desgagnés inc., ses filiales et ses sociétés affiliées liées ou apparentées (ci-après « Desgagnés » ou « nous ») traitent des renseignements personnels au sujet de ses candidats et de ses employés. À ce titre, Desgagnés reconnaît l’importance du respect de la vie privée et de la protection des renseignements personnels qui lui sont confiés.

Afin de nous acquitter de nos obligations en vertu des lois applicables en matière de protection de la vie privée, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, nous nous sommes dotés de la présente politique de confidentialité à l’intention des candidats et des employés (ci-après la « Politique »).

Lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels après avoir pris connaissance de la présente Politique, vous acceptez que ces renseignements soient traités de la manière décrite par celle-ci.

1. Quelle est la portée de cette Politique?

Cette Politique décrit la façon dont Desgagnés recueille, utilise, communique et protège les renseignements personnels qui concernent les candidats à un emploi ou à un stage au sein de Desgagnés ainsi que les employés de Desgagnés. Elle explique notamment comment les candidats et les employés peuvent exercer leurs droits à l’égard des renseignements personnels qui les concernent, par exemple pour accéder à ces renseignements ou les rectifier. Elle s’applique aux renseignements personnels que vous nous fournissez par le biais de nos sites Web ou par tout autre moyen, que ces renseignements soient conservés par Desgagnés ou par un tiers. Les entités assujetties à cette Politique comprennent l’ensemble des filiales, sociétés affiliées, liées ou apparentées à Groupe Desgagnés inc.

2. Qu’entend-on par « renseignement personnel »?

Un « renseignement personnel » désigne tout renseignement qui concerne une personne et permet directement ou indirectement de l’identifier, tel qu’un nom, un numéro d’assurance sociale, un identifiant de traçage en ligne comme une adresse IP ou un ou plusieurs caractéristiques particulières relatives à son identité.

3. Comment recueillons-nous vos renseignements personnels?

Nous recueillons vos renseignements personnels notamment lorsque vous :

naviguez sur nos sites Web, par exemple par l’utilisation de fichiers témoins ou autres outils de traçage;
les fournissez sur nos sites Web, par exemple par le biais d’un de nos formulaires de candidature;
les communiquez avec nous par téléphone, par courriel ou en personne.

4. Quels renseignements personnels recueillons-nous et pourquoi?

Nous collectons, utilisons et communiquons les renseignements personnels au sujet de nos candidats et de nos employés dans le respect des lois applicables en matière de protection de la vie privée. Ainsi, nous n’utilisons vos renseignements personnels qu’aux fins pour lesquelles nous avons obtenu votre consentement ou à d’autres fins qui pourraient être requises ou autorisées par la loi.

Le tableau suivant présente les types de renseignements personnels que nous recueillons et les raisons pour lesquelles nous les recueillons.

Dans le cadre du processus de sélection et d’embauche

Types de renseignements collectés	Pourquoi?
Coordonnées personnelles, y compris le nom, l’adresse et le numéro de téléphone Date de naissance Sexe Citoyenneté et statut de résidence Dossier d’immigration, y compris le permis de travail, lorsqu’applicable Appartenance à une minorité Identifiants gouvernementaux, y compris le permis de conduire Carnet de marin, lorsqu’applicable Éducation et scolarité, notamment les diplômes obtenus, les relevés de notes et les certifications Contenu du curriculum vitae et références Qualifications et compétences Historique professionnel Résultats de tests préembauches Confirmation de l’aptitude médicale au travail Cote de crédit Résultats de la vérification des antécédents judiciaires	Pour analyser votre candidature et faciliter votre embauche Pour vous convoquer à une entrevue, le cas échéant Pour effectuer des vérifications préembauches auprès de tiers (p. ex. vérification des références, des antécédents judiciaires et du dossier de crédit) Pour recueillir des données démographiques sur les employés et les candidats afin d’assurer le succès de divers programmes et stratégies en matière d’équité, de diversité et d’inclusion Avec votre consentement, pour communiquer avec vous dans le cadre d’autres offres d’emploi Certains renseignements seront également utilisés dans votre dossier d’employé, le cas échéant, aux fins précisées dans le tableau suivant.

Types de renseignements collectés

Pourquoi?

Coordonnées personnelles, y compris le nom, l’adresse et le numéro de téléphone
Date de naissance
Sexe
Citoyenneté et statut de résidence
Dossier d’immigration, y compris le permis de travail, lorsqu’applicable
Appartenance à une minorité
Identifiants gouvernementaux, y compris le permis de conduire
Carnet de marin, lorsqu’applicable
Éducation et scolarité, notamment les diplômes obtenus, les relevés de notes et les certifications
Contenu du curriculum vitae et références
Qualifications et compétences
Historique professionnel
Résultats de tests préembauches
Confirmation de l’aptitude médicale au travail
Cote de crédit
Résultats de la vérification des antécédents judiciaires

Pour analyser votre candidature et faciliter votre embauche
Pour vous convoquer à une entrevue, le cas échéant
Pour effectuer des vérifications préembauches auprès de tiers (p. ex. vérification des références, des antécédents judiciaires et du dossier de crédit)
Pour recueillir des données démographiques sur les employés et les candidats afin d’assurer le succès de divers programmes et stratégies en matière d’équité, de diversité et d’inclusion
Avec votre consentement, pour communiquer avec vous dans le cadre d’autres offres d’emploi
Certains renseignements seront également utilisés dans votre dossier d’employé, le cas échéant, aux fins précisées dans le tableau suivant.

Dans le cadre de la relation d’emploi

Catégories de renseignements	Pourquoi?
Coordonnées personnelles Date de naissance Numéro d’assurance sociale Sexe État matrimonial Appartenance à un groupe minoritaire Photographie de l’employé Contacts d’urgence Dossier d’immigration (s’il y a lieu), y compris les informations sur la famille, certificats de naissance et certificat de mariage Informations médicales de base (p. ex. allergies)	Pour communiquer avec vous ou avec vos contacts d’urgence, pendant la durée de la relation d’emploi
Coordonnées personnelles Numéro d’assurance sociale Numéro d’assurance maladie Renseignements médicaux Renseignements bancaires	Pour administrer les avantages financiers et autres liés à votre emploi, comme la paie, les assurances collectives, l’accès à la télémédecine, les remboursements ou les prélèvements sur la paie Pour traiter les dossiers d’invalidité ou d’absence, par le biais de certificats médicaux émis par des professionnels de la santé Pour adapter votre environnement de travail
Identifiants Courriels professionnels Documents sauvegardés sur le matériel informatique fourni par Desgagnés Journaux et historique d’utilisation, de navigation et de recherche, et informations sur vos interactions avec un site Web ou une application à partir du matériel informatique fourni par Desgagnés, y compris les téléphones cellulaires Détails des déplacements dans les différentes zones sécurisées des lieux de travail de Desgagnés (carte d’accès et caméras de surveillance)	Pour assurer la protection et la surveillance de nos équipements et de nos actifs informationnels Pour gérer les incidents liés à la sécurité ou à la confidentialité Pour faciliter la résolution de problèmes techniques À des fins de sécurité, par le biais de divers systèmes de surveillance et de contrôle, notamment de la présence d’employés, de candidats et d’autres personnes dans les lieux de travail de Desgagnés
Dossier de l’employé, y compris le rendement annuel, le plan de développement, les attestations de participation à la formation, la rémunération, les mesures disciplinaires et les congédiements	Pour gérer votre emploi, y compris l’évaluation de votre rendement et les ajustements à votre rémunération Pour gérer la fin de votre emploi
Résultat de tests de dépistage obligatoires (personnel navigant uniquement) Rapport toxicologique (personnel navigant uniquement)	Pour gérer la santé et la sécurité des équipages, et assurer le respect des obligations légales et des politiques de Desgagnés en matière de drogues et d’alcool

5. Comment fonctionnent les fichiers témoins?

Nos sites Web utilisent des fichiers témoins (aussi appelés cookies) de la manière et pour les raisons décrites dans notre Politique de confidentialité.

6. À qui communiquons-nous vos renseignements personnels?

Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à des tiers tels que nos partenaires ou fournisseurs de services pour les fins identifiées dans la section « Quels renseignements personnels recueillons-nous et pourquoi? ».

Dans ce cas, nous nous efforcerons de protéger les renseignements personnels ainsi communiqués par le biais d’ententes et d’engagements écrits avec ces tiers, exigeant notamment qu’ils adoptent de bonnes pratiques et des mesures de sécurité qui respectent les lois applicables en matière de protection de la vie privée.

Le tableau suivant présente les catégories de tiers à qui nous pourrions communiquer vos renseignements personnels et ce qu’ils font pour nous.

Catégories de tiers	Ce qu’ils font pour nous?
Fournisseurs de services (de même que leurs propres fournisseurs de services)	Nous pouvons faire appel à des fournisseurs de services pour la prestation de certains services en notre nom. Nous collaborons notamment avec des fournisseurs de services dans le cadre des activités suivantes : la gestion des régimes d’assurance collective, de la télémédecine et de certains autres avantages sociaux des employés la gestion des dossiers d’indemnisation la gestion de la paie, de la comptabilité et de la facturation le recrutement et la gestion des ressources humaines les vérifications préembauches des candidats (enquêtes de crédit, vérifications des antécédents judiciaires, etc.) les services d’hébergement de données et la gestion des sites Web la gestion de nos actifs informationnels Lorsque cela est nécessaire pour fournir nos services, ou en vertu des lois applicables, nous pouvons divulguer vos renseignements personnels à nos conseillers financiers, juridiques ou autres.
Partenaires ou organismes gouvernementaux	Il peut arriver que nous communiquions des renseignements personnels à certains organismes qui n’agissent pas en notre nom, mais qui sont autorisés par la loi à en faire la demande. À titre d’exemple, il peut s’agir d’institutions gouvernementales ou d’autres organismes gouvernementaux comme Revenu Québec, pour satisfaire à nos obligations fiscales, par exemple.

Catégories de tiers

Ce qu’ils font pour nous?

Fournisseurs de services

(de même que leurs propres fournisseurs de services)

Nous pouvons faire appel à des fournisseurs de services pour la prestation de certains services en notre nom.

Nous collaborons notamment avec des fournisseurs de services dans le cadre des activités suivantes :

la gestion des régimes d’assurance collective, de la télémédecine et de certains autres avantages sociaux des employés
la gestion des dossiers d’indemnisation
la gestion de la paie, de la comptabilité et de la facturation
le recrutement et la gestion des ressources humaines
les vérifications préembauches des candidats (enquêtes de crédit, vérifications des antécédents judiciaires, etc.)
les services d’hébergement de données et la gestion des sites Web
la gestion de nos actifs informationnels

Lorsque cela est nécessaire pour fournir nos services, ou en vertu des lois applicables, nous pouvons divulguer vos renseignements personnels à nos conseillers financiers, juridiques ou autres.

Partenaires ou organismes gouvernementaux

Il peut arriver que nous communiquions des renseignements personnels à certains organismes qui n’agissent pas en notre nom, mais qui sont autorisés par la loi à en faire la demande.

À titre d’exemple, il peut s’agir d’institutions gouvernementales ou d’autres organismes gouvernementaux comme Revenu Québec, pour satisfaire à nos obligations fiscales, par exemple.

7. Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?

Nous conservons vos renseignements personnels le temps nécessaire à la réalisation des fins spécifiées dans cette Politique, à moins que la loi ou une situation exceptionnelle n’exige que nous les conservions plus longtemps. Cela pourrait être le cas, par exemple, en cas de litige.

8. Où sont conservés vos renseignements personnels?

Nous conservons actuellement les renseignements personnels relatifs à nos candidats et à nos employés sur nos serveurs situés au Québec. Toutefois, nos fournisseurs de services peuvent être situés ailleurs dans le monde et donc héberger vos renseignements personnels dans une autre province ou un autre pays pour fournir leurs services respectifs. Dans de tels cas, ils sont soumis aux lois applicables dans la province, l’État ou le pays où ils se situent et peuvent être tenus de divulguer des renseignements aux gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes d’application de la loi ou de la réglementation du lieu où ils se trouvent. Si nous communiquons vos renseignements personnels à l’extérieur du Québec, où les lois applicables en matière de protection de la vie privée peuvent différer, nous veillerons à ce qu’ils bénéficient d’un niveau de protection équivalent à celui du Québec, par exemple au moyen de dispositions contractuelles. Nos pratiques relatives à la protection de vos renseignements personnels sont en tout temps assujetties à la présente Politique et aux lois applicables en matière de protection de la vie privée.

9. Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?

Nous appliquons des procédures et des mesures de sécurité raisonnables pour assurer la protection de vos renseignements personnels, qu’ils soient conservés sur nos serveurs ou chez l’un de nos fournisseurs de services. Par exemple, nous disposons de politiques et de procédures destinées à limiter l’accès à vos renseignements personnels aux personnes autorisées. Nous maintenons des registres des accès et surveillons activement l’ensemble de nos réseaux. Nous avons également élaboré et mis en œuvre un plan de réponse aux incidents de confidentialité impliquant des renseignements personnels.

Avertissement : Aucune mesure de sécurité n’est parfaite ni totalement garantie. Si vous avez des raisons de croire que vos interactions avec nous ne sont plus sécuritaires (par exemple si vous pensez que la sécurité ou l’exactitude des renseignements que vous nous avez fournis a été compromise), veuillez communiquer avec nous dans les plus brefs délais aux coordonnées indiquées dans la section « Comment nous joindre? ».

10. Quels sont vos droits à l’égard de vos renseignements personnels?

Vous disposez d’un certain nombre de droits en ce qui concerne vos renseignements personnels, notamment :

Droit d’accès, de rectification et de suppression	Droit de retirer votre consentement
Vous pouvez demander d’avoir accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et d’en obtenir une copie.	Vous pouvez demander à retirer votre consentement à notre utilisation ou communication de vos renseignements personnels.
Vous pouvez demander qu’un renseignement personnel vous concernant soit rectifié s’il est inexact, incomplet ou ambigu. Vous pouvez demander qu’un renseignement personnel vous concernant soit détruit : si sa collecte, sa communication ou sa conservation n’est pas autorisée par la loi, s’il est périmé ou obsolète, ou si la loi le prévoit.	Dans la plupart des cas, le retrait de votre consentement signifie que nous ne serons plus en mesure de traiter votre candidature ou de maintenir la relation de travail.

Droit d’accès, de rectification et de suppression

Droit de retirer votre consentement

Vous pouvez demander d’avoir accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et d’en obtenir une copie.

Vous pouvez demander à retirer votre consentement à notre utilisation ou communication de vos renseignements personnels.

Vous pouvez demander qu’un renseignement personnel vous concernant soit rectifié s’il est inexact, incomplet ou ambigu.

Vous pouvez demander qu’un renseignement personnel vous concernant soit détruit :

si sa collecte, sa communication ou sa conservation n’est pas autorisée par la loi,
s’il est périmé ou obsolète, ou
si la loi le prévoit.

Dans la plupart des cas, le retrait de votre consentement signifie que nous ne serons plus en mesure de traiter votre candidature ou de maintenir la relation de travail.

Pour exercer vos droits, veuillez adresser une demande écrite à notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées indiquées dans la section « Comment nous joindre? ». Nous pourrons vous demander de fournir une preuve d’identité pour pouvoir répondre à votre demande. Ces renseignements d’identification ne seront utilisés qu’à cette fin. Pour en savoir plus sur vos droits en vertu des lois québécoises, vous pouvez consulter le site Web de la Commission d’accès à l’information.

11. Comment nous joindre?

Vous pouvez adresser toute demande, question, plainte ou tout commentaire concernant cette Politique à notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

Responsable de la protection des renseignements personnels
Groupe Desgagnés inc.
confidentialite@desgagnes.com
21 rue du Marché Champlain
Québec (Québec) G1K 8Z8
Canada

12. Allons-nous mettre à jour cette Politique?

Cette Politique est en vigueur à la date de mise à jour qui figure au haut de la page. Nous nous réservons le droit de la modifier de temps à autre en prenant soin de vous signifier tout changement important. Lorsque nous y apportons des modifications, celles-ci prennent effet immédiatement lorsque l’avis de modification vous est rendu disponible.